[Я]OmniFocusの入力とタスク管理をもっとラクチンに!Siriを活用してみよう

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登録作業は大半がMacからでした

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OmniFocusを使い始めて数ヶ月。だいぶ慣れてきたなと感じてます。

OmniFocus 2 for iPhone
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カテゴリ: 仕事効率化, ビジネス
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現在使ってるOmniFocusはMacとiPhone。iPadを買ったらiPadアプリも買うつもりです。

朝イチに「日次スタート」として、その日1日にやるべきタスクの確認や追加作業をやってるのですが、日次スタートはMacでやってるので、必然的にOmniFocusへのタスク登録は9割以上がMacからという状況。

iPhoneアプリのOmniFocusは、タスク登録にはほとんど使わず、主に確認用・通知用として使ってます。職場や外出先などMacのない場所でもiPhoneがタスク通知してくれますからね。クラウド連携のありがたいところです。

たまに外出先などで「これ、忘れそうなのでOmniFocusに登録しとこう」って時は、iPhoneアプリでタスクを手入力してます。登録して同期すれば、Mac側にも反映されます。

同期しておかないと、Macで完了登録したはずのタスクがiPhoneで「締め切りやでー!」って通知しやがるので「もう終わっとるんじゃ!」とイラだつハメになります。

Siriを使えば簡単じゃん、ってことにやっと気付いた

最近なんですけど、ふと気付きました。気付くの遅かったわ。

iPhoneにSiriってありますよね。音声でいろいろiPhoneに命令できちゃうやつ。

その昔、Siriにサッカーの試合予想をしてもらうネタエントリーを書きましたが、普段あんまりSiriは活用してません。たまにリマインダー登録で使うくらい。

そのリマインダー登録でふと気付きました。OmniFocusとリマインダーを連携させてるんだから、Siriを使えばiPhoneから音声入力でOmniFocusにタスク登録できちゃうんじゃないの?って。

やってみたら予想通り簡単に登録できました。これはOmniFocusというより、Siriによるリマインダー登録ってのが本筋なんですけど、ひとまずエントリー書き残しておきます。

まずはリマインダーとOmniFocusの連携が必須!

簡単に書くと、Siriを使ってリマインダー登録すると、通常ならiOSのリマインダーってところに登録されるんですけど、その登録先をOmniFocusに変更するだけです。

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連携方法は上のエントリーに書いてるのですが、当時まだiPhoneアプリが英語表記だったのでスクショも英語になってます。現在は日本語対応されてるので補足すると、

OmniFocusの設定画面 → 「キャプチャ」欄にある「リマインダー」をタップ → 「リマインダーのキャプチャ」をオンにする → すぐ下に表示される対象リマインダーが「リマインダー(デフォルト)」であることを確認。

という手順で連携できます。OmniFocusの設定画面はアプリのホームで画面のどこかをタップしたまま少し下にスワイプさせると上側にメニュー表示されます。

実際にSiriでタスク登録してみました

では実践。

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↑iPhoneでSiriを起動したはいいものの、何と語りかければいいのか分からない時は、ひとまず左下の「?」アイコンをタップしてみましょう。

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↑Siriと連携可能な各種アプリ(機能)一覧が表示されます。その中にある「リマインダー」をタップすれば、指示内容の用例が出てくるので参考になります。

★「本を買いに行く」を登録する

まず、時間指定をせず、単純にタスク名だけを登録してみます。

ほんをかいにいく を覚えておいて」とSiriに指示します。「かいにいく」の後に0.5秒ほど間隔を開けてみました。

ほんをかいにいく をリマインド」という指示でも同じ動きになります。

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↑「本を買いに行く」と漢字変換されてます。リマインダーに登録するかを音声で確認されるので、「確定」をタップするとリマインダーに追加登録されます。

連携ができていれば、この段階でOmniFocusに登録されてるはずです。確認してみましょう。

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↑リマインダーと連携して登録された新規タスクは「インボックス(Inbox)」に保存されています。インボックス内を見ると、さっきSiriで登録したタスクがありますね。

インボックスに放置したままにせず、ここで早めにプロジェクトやコンテキスト、開始や終了日時・時刻を設定しておきましょう。Evernoteもそうですけど、インボックスに入れっぱなしのデータは忘れ去られる確率が高まります。

★「テレビを見る」を時間指定で登録する

最初の例では時間を指定しませんでした。次は時間指定付きの登録です。

iOSもバージョンアップを重ね、Siriも以前よりはバカではなくなって音声認識能力が向上し、様々な日本語表現に対応してくれます。

たとえば「あした」と指示すると、翌日の日付に自動変換してくれます。「来週水曜日」という風に指示すると、キチンと翌週水曜の日付になってます。

時刻は、「夜8時」でも「20時」でも同じ認識になります。さらにザックリとした表現で「明日の夜」と指示しても、翌日19時に自動変換してくれます。

◆朝 → 0時
◆早朝 → 9時
◆昼 → 12時
◆夕方 → 16時
◆夜 → 19時

朝が0時ってのだけ納得いかないですが(深夜ですがな)、他は上のような感じに自動変換してくれます。また、「夜9時半」と指示すると「21時30分」に正しく自動変換もしてくれます。

では、「テレビを見る」というタスクを、翌日の夜7時でセットしてみます。

あしたのよる7時に テレビをみる をリマインド」という風にSiriに語りかけてみました。(空白部分は間隔を開けてしゃべってます)

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↑「テレビを見る」が「テレビ」に短縮されてますが、特に問題なし。このテストをしたのは3月31日なので、「あしたのよる7時」が翌日4月1日の19時と正しく認識されてます。「確定」をタップして登録完了。

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↑OmniFocusを見てみると、インボックスに新規タスク「テレビ」が追加されています。タップして詳細を表示させると、指定した19時という時間が「期限」欄に反映されています。これは開始時刻ではなく「終了時刻」という認識。

Mac版OmniFocusは「開始日」「期限」という入力欄ですが、iPhone版は「次まで延期」「期限」という表記になってます。もし「19時から20時まで」という指定をしたい時は、「次まで延期」に19時、「期限」に20時を指定すると意図した通りのタスクになります。

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↑ちなみに、Siriで「明日の夜8時から夜9時までウォーキングをリマインド」と開始・終了の時刻付きで語りかけたところ、上のようになりました。

from〜toの時間指定はSiriでは認識されず、しかも開始時刻が「期限」欄に登録される仕様のようです。タスクというより、あくまで思い出させる(リマインド)機能がリマインダーなんだろうし、これは仕方ないかな。

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↑もし音声の認識ミスで違う言葉が表示されているなど、タスク内容を変更したい時は、少し上にスクロール(=下にスワイプ)することで「さっき自分が喋った(とSiriに認識された)言葉」が表示されます。

その下に「タップすると編集できます」と表示されているので、そこをタップし、内容を手入力で変更して再度認識させると、意図したタスク名で登録できるようになります。

りくま ( @Rikuma_ )的まとめ

Siriの音声認識はまだまだ万全ではないですが、それでも全てを手入力するよりはSiriで音声入力し、少し手入力で修正する方が早くてラクな場合もありますので、上手く活用できれば更に便利になると思います。

以前、OmniFocusと各種アプリ連携のエントリーを書いた時点では、基本的にタスクをOmniFocusに登録し、「OmniFocusに登録するほどでもない簡潔なタスク」をiPhone内の別のタスクエリアに「domo Cue」というアプリを使って登録する、という使い分けルールを設定してました。

しかし、今は上記の考えを辞め、全てをOmniFocusに登録させるよう統一してます。理由は、「これって、OmniFocusに登録?それとも別の方?」と迷っちゃうタスク内容が発生した時に考え込むのが大変アホらしいと感じたから。タスク確認するならOmniFocusだけを見ればいい!ってした方が精神的にラクだし。

タスク管理は、今まで作業忘れだったり、あるいは優先順位で混乱するなどで上手く回せない人が、タスク管理ツールに委ねることでそういった混乱要素を少しでも頭から消し去りラクするためにするものだと思ってます。少なくとも私がそうです。

なので「これは仕事用のタスク管理ツール。これはプライベート用。これはブログ用」とツールを分割しすぎると、どこに登録すればいいんだっけ?あれはどこに登録したっけ?どこ見ればいいんだっけ?と全く別の要因で混乱してしまいます。実にアホらしい。

同一ツールの中での分割(プロジェクト毎・コンテキスト毎)はむしろ必要ですよ。誤解のなきように。

キッチリ分けた方が自分は管理しやすいんだ!という性格や思考や資質を持つ人がいるかもしれませんので、一概に「1つに統一するべき!」とは断言しません。人それぞれですから。ただ私は性格的に、統一した方がラクチンだったんです。

だから今、タスクに関してはToodledo(日々のルーチンタスク専用)とOmniFocus(新規タスク・プロジェクト・中長期計画専用)に任せっきり。ここを見れば「次にすべきことは何か」を教えてくれる。「何をするんだったっけ…」と悩んだり、記憶をほじくり返さなくていい。

忘れっぽく、仕事の効率が悪く、どうすれば上手く仕事が回るんだろうと悩んでた時に出会った書籍。その冒頭にあった文章で「自分に必要なのはコレだわ」と感銘を受け、タスク管理の重要性に気付きました。最後にその文章の一部を引用して終わります。

・やることを思い出す
・あいている時間を検討する
・プロジェクトを進める手順に思い悩む

 今まではそんなことのために、時間を使っていたかもしれません。これからはそんな時間の使い方はやめましょう。タスクに関する限り「思い悩む時間」をゼロ秒にするのです。

 なぜそこまで極端なことをするかと言えば、時間がもったいなさ過ぎるからです。やることの多すぎる現代で、タスクの管理を頭でやるなどという、無駄な時間を割いている場合ではないのです。

 しかし時間よりもったいないものがあります。それは精神力です。やるべきことを思い出したり、仕事の手順を思い起こすというのは、精神力の無駄遣いです

via:『クラウド時代のタスク管理の技術―驚くほど仕事が片付いてしまう!

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