[Я]OmniFocus初心者に贈る、パースペクティブの基本的な設定方法

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OmniFocus、難しいですなー

OmniFocusを購入して、もうすぐ1ヶ月。ひとまず見よう見まねで使ってはいるものの、本当に作業効率が良くなってるのか、とても疑問。毎日「使ってる」けれど「使いこなせてる」レベルまでは行ってない。

日々やるべき作業を管理するタスクツール「Toodledo」は全て英語表記なので、取っつきにくいと感じる方も多いと聞きますが、

ありがたいことにToodledoは専門の解説書籍が発売されてるので、この本をジックリ読めば使いこなせます。私もずいぶん助けられました。

一方のOmniFocusはというと、専門の解説書籍が(私の調べた限りでは)1つも書籍化されていません

初心者には難易度の高いOmniFocus

本がなければ解説サイトやブログを検索で探して、先人の知恵を拝借しようと試みるのですが、「これだ!ビンゴ!」という解説には巡り会えない。どうもピンと来ないんです。

omnifocus


上記エントリーでは、OmniFocusについて解説されてる様々なブログ記事や書籍を紹介しました。

紹介した複数のエントリーで「レビュー機能が便利」「パースペクティブは便利」という風に、各機能の有効性が述べられていたり、「自分はこんな風に使ってる(設定している)」という活用例も多数紹介されています。どれも参考になりました。

ただ、初心者が実際に「じゃあこれを自分のOmniFocusにパースペクティブとして保存してみよう〜」と思っても、保存するにはどうすればいいのか、登録方法が分からない

「パースペクティブいいよー」って記事は多数見つけましたが、「パースペクティブの登録方法」という記事がなかなか見つからない。私の検索が下手なだけかもしれませんが。

幾らググっても分からなかったので、次にやったこと

活用法などの応用編よりもまず先に覚えたいのは、パースペクティブを設定するための基本編。調べても調べても見つからないので、OmniFocusのヘルプを全ページ、紙に印刷しました

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↑メニューバーの右端にある「ヘルプ」>「OmniFocusヘルプ」と進むと、「OmniFocusの使用」という項目があるので、そこに含まれるヘルプ内容を全部印刷し、何度も繰り返し読みました。

基本的なことはヘルプにほぼ書かれてます。パースペクティブやレビューなど、参考記事だけでは意味がよく分からなかった項目に関して基礎的な機能概要は理解することができました。

あとは使いながら覚えていくしかない

基本的なことが分かったら実際にいろいろ試行錯誤して、使いながら覚えていくしかないです。最初は設定項目の1つ1つが全く意味分からなくて、何をどうすればいいのかもサッパリ分からんし、途方に暮れてました。でも、使っていくうちに少しずつ分かってきてます。

私もまだまだOmniFocus初心者の域を出ていません。今回紹介する方法よりも更に効率の良い設定方法や設定内容があるのかもしれませんが、ひとまずは「こうすれば基本的なパースペクティブは保存できるようになるよ〜」という内容を紹介します。

パースペクティブとは「絞り込み検索&表示」

OmniFocusにおけるパースペクティブとは、OmniFocusの中に登録している沢山のデータの中から「いま自分が欲しいものだけ」、あるいは「自分が見たい条件に合致したデータだけ」を絞り込んで表示させる機能

つまり、いま必要ないデータは表示させず画面から消してくれる機能、という風に考えていいと思います。

まずは上の概念、「欲しいものだけ表示」「不要なものは消す」ということを、頭にシッカリと叩き込んでおきましょう。

パースペクティブの基本的な作り方

では、パースペクティブの基本的な作り方について解説します。

★その1:コンテキストモードにする

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ツールバーの「コンテキスト」ボタンをクリックして、表示をコンテキストモードにします。

現時点(=2014年1月)の仕様では、パースペクティブ機能の作成はMac版のみで、iPhone版とiPad版はデータ連携でパースペクティブを参照することは出来ますが、作成・登録はできません。

Macで作成したパースペクティブをiPhoneやiPadでも見られるようにするには、パースペクティブをコンテキストモードにして設定する必要があります

プロジェクトモードではパースペクティブ作成が出来ないの?って話ですが、作成できます。Macだけで使うならそれで問題ないのですが、iPhone側で表示されません。

これが分からずに長い時間ハマりました…。パースペクティブが上手く設定できたはずなのに、なんでiPhoneに表示されないんだろ、って。

http://lifehacking.jp/2011/04/tags-in-omnifocus/

上記エントリーで、やっと謎が解けました。前述の通り、コンテキストモードにしておかないとiPhoneへの連携ができません。

★その2.表示ボタンで黒いバーを出現させる

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↑ツールバーにある「表示」というメガネのアイコンをクリックします。

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↑ツールバーのすぐ下に、6つの項目を横に並べた黒いバーが出現します。「ビューバー」という名前らしいですが、ここにある6つの項目で絞り込み表示の条件を設定していきます。

項目の1つ1つを解説すると長くなるので割愛します。ちなみに各項目の詳細な解説は、前述した「OmniFocusヘルプ」に全て載っています。

実際にいろいろ項目内容を変更していって、下の一覧表示がどう変化するのかを見ていけば、各機能がなんとなく理解できてくるはずです。使いながら少しずつ覚えていきましょう。

★その3.パースペクティブに登録する

黒いバーで表示させたいタスクの絞り込み設定を終えたら、いよいよパースペクティブに登録する作業です。

画面上部メニュー「パースペクティブ」>「ウインドウを次で保存」>「新規パースペクティブ」をクリック。

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↑パースペクティブ画面が表示されます。左側には既に登録されてるパースペクティブの一覧。一番下に今回追加する新規パースペクティブが、名前を変更できる状態で表示されてます。ここで名前を上書きしてあげることで登録完了します。

また画面右側には、先ほど黒いバーにある6つの項目で指定した絞り込み表示条件が反映されています。この画面で条件を変更することもできます。

★その4.対象プロジェクトを絞り込むことも可能

今まで紹介した例は「全てのプロジェクトを対象にしてパースペクティブを作成する方法」でした。

さらに条件を絞り込んで「自分が見たいプロジェクトだけ組み合わせてパースペクティブに登録したい」なんてこともできます。

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↑プロジェクトモード表示にして、複数あるプロジェクトの中からパースペクティブに登録したいものだけを選択します。上の例だと「ブログネタ」と、その下にある「140206」で始まる1つ、合計2つのプロジェクトを指定してます。

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↑ツールバーにある「フォーカス」ボタンをクリック。

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↑指定したプロジェクトのみ表示され、他は非表示になります。ちなみに「フォーカス」ボタンは「すべてを表示」ボタンに変わっていて、クリックすると全プロジェクト表示に戻ります。

このフォーカス機能の便利なところは、コンテキストモードに表示を切り替えてもフォーカスが生きていて、先ほどフォーカスで指定したプロジェクトに関するタスクしかコンテキストモードでも表示されなくなります。

これを活用して黒いバー(=ビューバー)を表示させて更に絞り込み条件を指定し、パースペクティブに登録することで、自分が見たいプロジェクト限定のパースペクティブを作ることができます。

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↑フォーカス指定で作成したパースペクティブの時は、パースペクティブ画面の右上、フォーカスという欄に絞り込んだプロジェクトが表示されます。(普通に作成した時は「フォーカスなし」と表示されます)

★その5.ツールバーにアイコンを置くと更に便利

登録したパースペクティブをいちいちメニューバーから呼び出すのは面倒くさい。なのでツールバーにパースペクティブを登録しておきましょう。ショートカットのアイコンみたいなものです。

メニューの「表示」>「ツールバーをカスタマイズ」をクリック。またはツールバーで右クリックでもOK。

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↑ツール一覧が表示されますので、追加したいアイコンをツールバーにドラッグ&ドロップします。

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↑ツールバーに追加できました。このアイコンをクリックするだけでパースペクティブが一発起動できます。

ツールバーから消したい場合は、同様に「ツールバーをカスタマイズ」画面の表示中、該当アイコンを下にドラッグ&ドロップすると、ホワワーンと煙のようなアニメーションと共にアイコンが消えます。

iPhoneアプリで表示されるか確認してみよう

Mac側でパースペクティブの作成ができたら、今度はiPhoneアプリ側で同期&表示されるかを確認します。

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↑先日のアップデートで、遂にOmniFocus2のiPhoneアプリが日本語表示に対応して、とても見やすく、分かりやすくなりました。「英語表示の方がカッコ良かった」ってな意見も見ましたが、人それぞれ、好き好きですので別にいいとして。

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↑日付部分をタップすると、上側にはOmniFocusのタスク、下側にはカレンダーの内容が表示されます。

私の場合はiPhoneアプリ「そら案内」と連携させてカレンダーに天気予報を表示させたり、映画関連サイトのデータと連携させて劇場公開情報を表示させてます(劇場公開情報はOmniFocus2で表示する必要ないんだけど、非表示にする方法が分からない…)。ここにその日のスケジュールを表示させればiPhoneだけでタスク管理が完結できるので便利。

※そら案内の天気予報をカレンダーと連携させる方法は以下エントリーに書いています。

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【追記】カレンダー情報でOmniFocus2に表示させたくないものを消す方法が分かりました。以下エントリーにまとめています。

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↑画面を軽く下にスワイプすれば、同期や設定などのメニューが現れます。「同期」をタップし、同期が完了したらホーム画面の「パースペクティブ」を見てみます。

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↑自作のパースペクティブが全て表示されています。くり返しになりますが、コンテキストモードで作成しておけばiPhoneアプリに表示されます。

パースペクティブも無事同期できました。外出先でiPhoneを見ながらOmniFocusによるスケジュール管理が強化できます。最強状態ですわ。

りくま ( @Rikuma_ )的まとめ

絞り込み表示のパースペクティブ機能を上手に活用すれば、いま自分がやりたいこと・やれること・やるべきことのみに集中できるようになりますし、それで1日の作業が効率化できれば言うことなし。

パースペクティブの設定内容自体は、まだまだ初心者なこともあり、もっと効率の良い設定方法があるんだろうなぁと感じてます。使っていくことで改善点が見えてくればいいし、改善することで作業を更に効率よくしていきたい。

とにかく、まずは使ってみるしかありませんね。私と同じくOmniFocusの使い方で悩んでる方々、共に頑張りましょう。

今回紹介したiPhoneアプリ

OmniFocus 2 for iPhone
OmniFocus 2 for iPhone
価格: ¥2,000 (2014.1.30時点)
カテゴリ: 仕事効率化, ビジネス
ダウンロード
そら案内
そら案内
価格: 無料 (2014.1.30時点)
カテゴリ: 天気, ライフスタイル
ダウンロード
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