OmniFocus導入!使い方に関して情報収集したまとめ

日々のルーチンワークは回せるようになったけど…

以前から自分自身の進捗管理がとても下手でした。仕事・私用・家族のこと・ネットでの作業など、やることだったり、やりたいことだったりがワンサカ頭に浮かんで、チリも積もれば山になる状態。その膨大な「タスク候補」に自分自身が埋没してしまって、パニックになって、結局何もできない。

なんとかしなきゃ、ってことでタスク管理を少し勉強し、「Toodledo」とiPhoneの各種アプリを活用することで、少しずつ改善は出来ています。

特にToodledoのおかげで、日々やらなきゃいけない作業の管理は以前よりも格段にこなせるようになったし、忘れることも減りました。「食後に薬を飲む」なんて以前は毎日のように忘れてたんです。食事中に「あ! あれやらなきゃ!」って次々と思い出してしまい、薬のことを忘れてしまう。

でもタスク管理アプリ(Toodledo)を見れば「オマエ薬飲み忘れてんぞ」と教えてくれる。

中長期的なスケジュール管理が全然できてない

日々のルーチンタスクに関しては出来るようになってきてるからいいんです。問題なのは、中長期的な目標や夢に向かって計画を立て実行にうつすということ。これが全く出来てない。

このブログとは別で、開設してみたいジャンルのブログやサイトの構想が幾つかあります。構想自体は昨年の夏くらいから膨らみ始めて、ドメインも既に取ってるし、アイデアの整理だったりサイトの設計だったり、少しずつは進んでます。

しかし2013年、どれ一つとして形にできなかった。そこでOmniFocusの導入を検討したというわけです。

OmniFocusのMac版には14日間のお試し期間がある

健闘を始めた矢先、OmniFocusのMac版には14日間のお試し期間があることを知りました。

値段の高さに加え、新バージョンの「OmniFocus2 for Mac」が発売されたらどうすればいいんだという迷いもあり(後で詳しく解説します)、どうしても手が出せなかったOmniFocus。でもお試し期間があるなら活用させてもらわないと!

OmniFocusの公式ページを見てみましたが、全部英語なのもあって、どこ押せばお試し出来るのか分からん…。

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▲ 「for Mac」のところに「Download」という項目。クリックしたらいきなり何かダウンロードされた!

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▲ なんやかんやと進めるうちに、OmniFocusが起動されてしまいました。なんとも呆気ないOmniFocusとの初対面。

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▲ 右上を見ると試用期間が表示されています。

使い方を調べまくった

今は試用期間なのでお気楽に使えますけど、正式に購入となったら値段も高いので覚悟が要ります。

使い方が分からず、そのまま使わなくなってしまうのが最もイヤだったので(高い買い物ですから有意義に使いたいですもんね)、OmniFocusに関してひたすら情報収集してみました。

参考になった箇所や、重要だなと感じた箇所を簡潔に引用・要約しています。

※順不同です。

【注目ポイント・要約】
◆OmniFocusはその名の通り現在必要の無いタスクを隠しておく、つまりやるべき事にFocusするよう作られている。
◆今すぐ手を付けるタスク以外は保留設定にする。
◆普段隠れていてもOmniFocusのレビュー機能を使えば、毎週一回必ず確認することになる。
◆タスクのノートにAmazonやEvernote内の参照リンクを貼っておくと便利。

【参考記事】「これならマネできる!OmniFocus使い方を紹介します!【プロジェクト編】 – Happino」(現在は削除)

【注目ポイント・要約】
◆タスク管理における『コンテキスト』とは、主にタスクを完了するのに必要な「道具」「場所」「人」のことを指す。
◆タスクに付けられるコンテキストは1つだけ。

【参考記事】「場所、道具、それとも時間帯?OmniFocusの使い方を紹介します!【コンテキスト編】 – Happino」(現在は削除)

【注目ポイント・要約】
◆OmniFocusにおけるパースペクティブとは、自分が見たいタスクやリストだけを表示させるフィルタリング機能を指す。
◆「外出前に「買い物リスト」を見る」「期限が無いタスクだけをリストアップして期限を切る」「保留中のタスクを総ざらいする」「平日用、休日用のリストを分ける」
◆パースペクティブの作成はMac版のみ。作ったリストの参照はiPhoneやiPad版でもできる。

【参考記事】「迷わず行動するために!OmniFocusの使い方を紹介します!【パースペクティブ編】 – Happino」(現在は削除)

【注目ポイント・要約】
◆Inboxに自分のするべきことを「すべて」書きだしてみよう。

【参考記事】最高峰GTDツール OmniFocus の使い方まとめ(初級編) – NAVER まとめ

【注目ポイント・要約】
◆iPhone版とiPad版には無い「推定所要時間」と「パースペクティブ」という2つの機能、これらを上手く使いこなすことによってOmniFocusは更なる高みへと登ることを知った。

【参考記事】GTD管理アプリ「Omnifocus」はMac版も購入したほうが良い理由 | OZPAの表4

【注目ポイント・要約】
◆OmniFocusは「見え方」をコントロールしやすい。
◆「見え方」のコントロールがかなり自由に、そして簡単にできるっていうのが、OmniFocusが凄いところ。
◆「上手に見えなくする」設定を保存出来るのがパースペクティブ。
◆とりあえず先送りして問題ないものは、どんどん先送りする。OmniFocusでは「保留」の設定をしておく。臭いものに蓋をしておく。

【参考記事】OmniFocusの「具体的」な使い方とか考え方を考える | ごりゅご.com

【注目ポイント・要約】
◆「プロジェクト」は、行動の必要があるかないか、それだけ。
◆「コンテキスト」は、行動するかしないかの2択だったものに、たくさんの意味を与えていく
◆OmniFocusは「GTD」の基本に忠実に使ってみる。これが秘訣。

【参考記事】(ブログが削除されてしまったようなので、注目ポイントのみ残しておきます)

◆OmniFocusの公式になるのかな? 基本的な使用法を解説しているPDFです。

【参考記事】OmniFocus を使った Getting Things Done® 方法論の実践

OmniFocus関連で参考になる書籍

OmniFocusには専門の解説書や入門編のような書籍は出ていないようです。しかし、「こんな風にOmniFocusを活用してプロジェクト管理をしています」という使用法に関して紹介されている書籍はあります。

▲ OmniFocusだけでなく、Toodledoに関しても著者の具体的な設定内容や使用法が解説されています。佐々木さんの方法をベースにしてタスク管理をされてる方はとても多いのではないでしょうか。

私自身もToodledoは佐々木さんの提唱する方法を自分なりにアレンジして使ってます。

▲ 前述した佐々木さんの使用法を立花さんが更に応用し、日次や週次レビューなども含めて具体的に解説されています。Toodledoの説明もあります。

なお Toodledoに関しては、とても詳しい解説書が出ています。

▲ Toodledoは便利だと聞くけど全部英語だから分からない、使えない、って方々は是非ともこちらの1冊を読んでみてください。私はこの本のおかげでToodledoを活用できてるし、有料アカウントに踏み込むこともできました。


GTD(Getting Things Done)関連で参考になる書籍

今回OmniFocusに関するエントリーを調べまくったのですが、多くのエントリーでオススメされてたGTD書籍があります。

▲ 前述した『クラウド時代のタスク管理の技術』の著者・佐々木正悟さんが内容を更に噛み砕き、初心者にも分かりやすい内容で書き下ろされた1冊です。OmniFocusについても少しだけ記載がありますが、全般的にGTDの話がメイン。

▲ 上の3冊はGTDについて解説している多くの記事で紹介されている、いわばGTDのバイブル的書籍となっています。OmniFocusやToodledoの使い方とは視点を変え、「タスク管理」について理解を深めたい時に読んでおきたい内容です。

OmniFocus2のことを考えたら、Mac版はAppStoreで買わない方がいい

OmniFocusのMac版は2014年現在、「OmniFocus2」のベータ版が出ているようです。2013年の1月くらいに発表があったらしいのですが、ほぼ1年が経過した現在もまだ正式リリースにはなっていません。

公式のOmnistoreで購入すれば、最新版がリリースされた後に無料アップグレードできるようです。情報ありがとうございました。

まだOmniFocusを持ってない人はどうすればいいの? って話ですが、これも公式サイトに載ってました。英文ですが引用します。

What if I don’t own OmniFocus already? What should I buy today, and where should I buy it?

From now on, anyone who purchases OmniFocus 1 from our online store will receive a free upgrade to the Professional edition of OmniFocus 2 when it ships.

引用:Debut of OmniFocus 2 – The Omni Group

「まだOmniFocusを持ってない人は、いま買っても大丈夫?どこで買えばいいの?」という問いに対して、

OmniFocusを我々のオンラインストア(=OmniStore)で購入した人なら誰でも、OmniFocus2が発売された際には無料でProエディションにアップグレードできます

と書かれてるんだと思います。日本語訳が間違ってたらごめんなさい。

どうやらOmniFocusの公式ショップ(=OmniStore)で購入した人だけが対象ってことなのかな? Mac App Storeで購入した人は対象外っぽいです。Omni側とApple側でモメてるらしくて、Omni側は優待アップグレードを求めたけどAppleが拒否したとか?

同じようなケースがMacアプリの「TextExpander」を購入する際にもありました。

最初「Mac App Store」で購入したのですが、スニペットなど最新機能を盛り込んだ新バージョンはApp Sotre購入分では未対応。今後も更新される予定はないと知りがく然&絶望。新たに公式サイトのストアから買い直すハメになりました。おそらくOmniFocusのMac版も同じパターンになりそうな気がします。

OmniFocusを紹介してるブログ記事でMac版のリンクを設置してるところも多いですが、前述の通りMac版OmniFocusはApp Storeで買わない方がいいと思います。なので当ブログではMac版のApp Storeリンクを載せません。

Mac版を購入される場合は、App StoreではなくMac版OmniFocusのストアにて、

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▲ 個人ライセンスのところを購入。価格は79.99ドルとのことなので、円安が進んだ今なら8千円ちょっとくらいなのかな。去年買ってたら日本円だともっと安かったんでしょうけどね。仕方ない。

りくま ( @Rikuma_ )的まとめ

せっかく買うからには効果的に使いたいし、使うことで結果も出したい。OmniFocusを使いこなすことが目的ではなく、それによって様々な目標や夢を達成することがゴールですので、頑張って使いこなしたいと思います。

なお、iPhone版はiOS7のリリースを受けて正式にOmniFocus2が先行発売開始されています。Mac版とiPhone版、2つのOmniFocusを使うことで威力が何倍にもなる、というのは既に使用されてる方々みんながおっしゃってるので、iPhone版も近いうちに購入する予定。

OmniFocus 2

OmniFocus 2
価格: 無料 (2018.4.15時点)
カテゴリ: 仕事効率化, ビジネス
ダウンロード

【追記】

使いこなせると便利!と多くの参考記事で解説されていたパースペクティブの作り方は、最初全然分からなかったのですが使っていくうちに理解が進みました。自分なりの活用法も含めてまとめています。


また、MacとiPhoneでOmniFocusを同期させる方法、iPhoneのリマインダーやRSSリーダーとOmniFocusを連携させて更に便利に使う方法もまとめています。


【追記その2】

2014年5月下旬、OmniFocus2 for Macが正式リリースされました。早速使ってみて便利になったな〜と感じた点をまとめています。


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