時は来た!OmniFocus導入を決めたけど全然分からんので情報収集したまとめ

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日々のルーチンワークは回せるようになったけど…

以前から自分自身の進捗管理がとても下手でした。仕事・私用・家族のこと・ネットでの作業など、やることだったり、やりたいことだったりがワンサカ頭に浮かんで、チリも積もれば山になる状態。その膨大な「タスク候補」に自分自身が埋没してしまって、パニックになって、結局何もできない。

なんとかしなきゃ、ってことでタスク管理を少し勉強し、「Toodledo」とiPhoneの各種アプリを活用することで、少しずつ改善は出来ています。

特にToodledoのおかげで、日々やらなきゃいけない作業の管理は以前よりも格段にこなせるようになったし、忘れることも減りました。「食後に薬を飲む」なんて以前は毎日のように忘れてたんです。食事中に「あ!あれやらなきゃ!」って次々と思い出してしまうから。でもToodledoを見れば「オマエ薬飲み忘れてんぞ」と教えてくれる。

中長期的なスケジュール管理が全然できてない

日々のルーチンタスクに関しては出来るようになってきてるからいいんです。問題なのは、中長期的な目標や夢に向かって計画を立て実行にうつすということが全く出来てない

このブログとは別で、開設してみたいジャンルのブログやサイトの構想が幾つかあります。構想自体は昨年の夏くらいから膨らみ始めて、ドメインも既に取ってるし、アイデアの整理だったりサイトの設計だったり、少しずつは進んでます。

しかし2013年、結局どれ一つとして形にできなかった。

仕事がとても忙しかったこと。そのせいもあってか体調を崩して数回入院したこと。長男が受験生なので勉強などのサポートに時間を多く取ったこと。ブログがハッキング被害に遭って予定が全てズタズタになったこと。言い訳は幾らでもありますが、スケジュール管理が「ずさん」だったのも大きな理由の一つ。自覚してます。

このブログのエントリーを書くことすら出来ない時もある。別ブログやサイトに時間を割く余裕がスケジュールのどこにもない。結局は時間管理が下手なんです。「信長の野望」で現実逃避して遊びまくってた時期もあったな。まあそれはいいや。良くねえよ。

OmniFocusだけは手を出せなかった

Macを購入する以前から「いいなー、使ってみたいなー」と憧れてたMacアプリが2つありました。MarsEditと、OmniFocus

MarsEditはMac購入の翌日に速攻購入。今やブログ書きに欠かせないツールです。

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今年の夏にMacBook Airを購入しましたが、購入する前の段階で「このアプリを入れたいな」と計画していたものが複数ありました。そのまとめもエントリーを書いています。

Mac App Store / Rob Boudon


上のエントリーに挙げたアプリの大半は既に購入済み、あるいはインストール済みです。「PopClip」は先週に値下げセールをやってたので購入ホヤホヤ。

そんな中、どうしてもOmniFocusに手が出せなかったのは、値段が高いから。単純にそれだけの理由です。

OmniFocusはiPhoneアプリ、iPadアプリもあります。Mac版よりは安いので「先にiPhone版だけ買っちゃおうかな」と思ったこともありましたが、複数の人から「Mac版がないと効果半減だよ」とアドバイスを頂いたので、Mac版OmniFocusを買うまでガマンしようと決めた過去もあります。

OmniFocusのMac版には14日間のお試し期間がある

12月になり、今年も残りわずか。1年の反省モードに突入し、別サイト開発は全然ダメだったなーとヘコんでた矢先、OmniFocusのMac版には14日間のお試し期間があることを知りました。

値段の高さに加え、新バージョンの「OmniFocus2 for Mac」が発売されたらどうすればいいんだという迷いもあり(後で詳しく解説します)、どうしても手が出せなかったOmniFocus。でもお試し期間があるなら活用させてもらわないと!

OmniFocusの公式ページを見てみましたが、全部英語なのもあって、どこ押せばお試し出来るのか分からん…。

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↑「for Mac」のところに「Download」という項目。クリックしたらいきなり何かダウンロードされたぞ!

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↑なんやかんやと進めるうちに、OmniFocusが起動されてしまった。夢にまで見たOmniFocus。初めての出会いは実に呆気ないというか訳が分からないというか。

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↑右上を見ると試用期間が表示されてました。ちょっと安心。

まだ私は購入していませんが、購入する際の注意点も後で詳しく書きます。急いで買いたい人は途中をスッ飛ばして最後を読んでください。

使い方が分からないと意味がないので調べまくった

今は試用期間なのでお気楽に使えますけど、正式に購入となったら、値段も高いので覚悟が要ります。貧乏だし。

いざ買ったはいいけど、使い方が分からないよー、あんまり便利じゃないよー、で徐々に使わなくなってしまうってのがイヤなので、OmniFocusに関してひたすら情報収集してみました。Macを買う以前からEvernoteに保存しておいたエントリーもあるし、今回新たにGoogle検索して拝見したエントリーもあります。

参考になった箇所や、重要だなと感じた箇所を簡潔に引用・要約しています。

※順不同です。

「これならマネできる!OmniFocus使い方を紹介します!【プロジェクト編】 – Happino」(現在は削除)

【注目ポイント・要約】
◆OmniFocusはその名の通り現在必要の無いタスクを隠しておく、つまりやるべき事にFocusするよう作られている。
◆今すぐ手を付けるタスク以外は保留設定にする。
◆普段隠れていてもOmniFocusのレビュー機能を使えば、毎週一回必ず確認することになる。
◆タスクのノートにAmazonやEvernote内の参照リンクを貼っておくと便利。

「場所、道具、それとも時間帯?OmniFocusの使い方を紹介します!【コンテキスト編】 – Happino」(現在は削除)

【注目ポイント・要約】
◆タスク管理における『コンテキスト』とは、主にタスクを完了するのに必要な「道具」「場所」「人」のことを指す。
◆タスクに付けられるコンテキストは1つだけ。

「迷わず行動するために!OmniFocusの使い方を紹介します!【パースペクティブ編】 – Happino」(現在は削除)

【注目ポイント・要約】
◆OmniFocusにおけるパースペクティブとは、自分が見たいタスクやリストだけを表示させるフィルタリング機能を指す。
◆「外出前に「買い物リスト」を見る」「期限が無いタスクだけをリストアップして期限を切る」「保留中のタスクを総ざらいする」「平日用、休日用のリストを分ける」
◆パースペクティブの作成はMac版のみ。作ったリストの参照はiPhoneやiPad版でもできる。
http://matome.naver.jp/odai/2135071501438614601
【注目ポイント・要約】
◆Inboxに自分のするべきことを「すべて」書きだしてみよう。
http://ozpa-h4.com/2012/01/06/omnifocus_for_mac_perspective/
【注目ポイント・要約】
◆iPhone版とiPad版には無い「推定所要時間」と「パースペクティブ」という2つの機能、これらを上手く使いこなすことによってOmniFocusは更なる高みへと登ることを知った。
http://goryugo.com/20110831/omnifocus1/
【注目ポイント・要約】
◆OmniFocusは「見え方」をコントロールしやすい。
◆「見え方」のコントロールがかなり自由に、そして簡単にできるっていうのが、OmniFocusが凄いところ。
◆「上手に見えなくする」設定を保存出来るのがパースペクティブ。
◆とりあえず先送りして問題ないものは、どんどん先送りする。OmniFocusでは「保留」の設定をしておく。臭いものに蓋をしておく。
http://kothiba.sakura.ne.jp/wordpress/?p=1030
【注目ポイント・要約】
◆「プロジェクト」は、行動の必要があるかないか、それだけ。
◆「コンテキスト」は、行動するかしないかの2択だったものに、たくさんの意味を与えていく
◆OmniFocusは「GTD」の基本に忠実に使ってみる。これが秘訣。

OmniFocus を使った Getting Things Done® 方法論の実践

◆OmniFocusの公式になるのかな?基本的な使用法を解説しているPDFです。

OmniFocus関連で参考になる書籍

OmniFocusには専門の解説書や入門編のような書籍は出ていないようです。しかし、「こんな風にOmniFocusを活用してプロジェクト管理をしています」という使用法に関して紹介されている書籍はあります。

↑OmniFocusだけでなく、Toodledoに関しても著者の具体的な設定内容や使用法が解説されています。佐々木さんの方法をベースにしてタスク管理をされてる方はとても多いのではないでしょうか。私自身もToodledoは佐々木さんの提唱する方法を自分なりにアレンジして使ってます。

↑佐々木さんの使用法を著者の立花さんが更に応用し、日次や週次レビューなども含めて具体的に解説されています。

以上の2冊は私自身Macを買う以前の段階で購入していましたが、今回OmniFocusを使うにあたってもう一度読み返してみようと思ってます。Toodledoの説明もあります。

なお、Toodledoに関しては、とても詳しい解説書が出ています。

↑Toodledoは便利だって聞くけど、全部英語だから分からないよー、使えないよー、って方々は是非こちらの1冊を読んでみてください。私はこの本のおかげでToodledoを活用できてるし、有料アカウントに踏み込むこともできました。

toodledo


OmniFocusも分かりやすい解説書が出てくれたら嬉しいんだけどなぁ。

GTD(Getting Things Done)関連で参考になる書籍

今回OmniFocusに関するエントリーを調べまくったのですが、多くのエントリーでオススメされてたGTD書籍があります。

↑私も先日購入したばかりの1冊。上で紹介した『クラウド時代のタスク管理の技術』の著者・佐々木正悟さんが内容を更に噛み砕き、初心者にも分かりやすい内容で書き下ろされた1冊です。OmniFocusについても少しだけ記載がありますが、全般的にGTDの話がメイン。

上の3冊は多くのエントリーで紹介されていました。GTDのバイブル的な存在なんでしょうね。私自身は持っていませんが、OmniFocusがどうしても上手く使いこなせず壁にぶつかった時は読んでみたいと思っています。

OmniFocus2のことを考えたら、Mac版はAppStoreで買わない方がいい

OmniFocusのMac版は現在、「OmniFocus2」のベータ版が出ているようです。2013年の1月くらいに発表があったらしいのですが、ほぼ1年が経過した現在もまだ正式リリースにはなっていません。

私が購入をシブってた理由の1つは、高いお金を払ってOmniFocusの1を買って、その直後に最新の2が出たら、また高いお金を出して買い直さなきゃいけないんじゃないの?ってこと。

しかし、救いの神が。

ブロガー仲間のこうさん(@_kouing)にTwitterで教えてもらいました。無料アップグレードできるなら心配なく買えますね。

http://www.omnigroup.com/support/omnifocus-2-upgrade-pricing

↑既にOmniFocus1を持ってるユーザーは、OmniFocus2がリリースされたら優待価格でアップグレードできるようです。

まだOmniFocusを持ってない人はどうすればいいの?って話ですが、これも公式サイトに載ってました。

http://www.omnigroup.com/blog/debut-of-omnifocus-2

↑このページ、一番下のところに書かれてました。英文ですが引用します。

What if I don’t own OmniFocus already? What should I buy today, and where should I buy it?

From now on, anyone who purchases OmniFocus 1 from our online store will receive a free upgrade to the Professional edition of OmniFocus 2 when it ships.

「まだOmniFocusを持ってない人は、いま買っても大丈夫?どこで買えばいいの?」という問いに対して、

OmniFocusを我々のオンラインストア(=OmniStore)で購入した人なら誰でも、OmniFocus2が発売された際には無料でProエディションにアップグレードできます

と書かれてるんだと思います。日本語訳が間違ってたらゴメンね!

上にも書かれてますが、どうやらOmniFocusの公式ショップ(=OmniStore)で購入した人だけが対象ってことなのかな? Mac App Storeで購入した人は対象外っぽいです。Omni側とApple側でモメてるらしくて、Omni側は優待アップグレードを求めたけどAppleが拒否したとか?

TextExpanderというMacアプリも私は無知だったため、Mac App Storeで当初は購入しました。ところがスニペットなど最新機能を盛り込んだ新バージョンはApp Sotre購入分では未対応。今後も更新される予定はないと知り、新たに公式サイトのストアから買い直すハメになりました。おそらくOmniFocusのMac版も同じパターンになりそうな気がします。

OmniFocusを紹介してるブログ記事でMac版のリンクを設置してるところも多いですが、前述の通りMac版OmniFocusはApp Storeで買わない方がいいと思います。なので当ブログではMac版のApp Storeリンクを載せません。

Mac版を購入される場合は、App StoreではなくMac版OmniFocusのストアにて、

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↑個人ライセンスのところを購入。価格は79.99ドルとのことなので、円安が進んだ今なら8千円ちょっとくらいなのかな。去年買ってたら日本円だともっと安かったんでしょうけどね。仕方ない。

りくま ( @Rikuma_ )的まとめ

せっかく買うからには効果的に使いたいし、使うことで結果も出したい。OmniFocusを使いこなすことが目的ではなく、それによって様々な目標や夢を達成することがゴールですので、頑張って使いこなしたいと思います。

なお、iPhone版はiOS7のリリースを受けて正式にOmniFocus2が発売開始されています。Mac版を買ったら晴れてiPhone版も買うぞ。また貧乏になるぞ。

iPhone版は無料アップグレードとか関係ないようですので、これは普通にApp Storeで購入して問題ないようです。なのでリンク貼っておきます。

OmniFocus 2 for iPhone
OmniFocus 2 for iPhone
価格: ¥2,000 (2013.12.24時点)
カテゴリ: 仕事効率化, ビジネス
ダウンロード
【追記】
使いこなせると便利!と多くの参考記事で解説されていたパースペクティブの作り方は、最初全然分からなかったのですが使っていくうちに理解が進みました。自分なりの活用法も含めてまとめています。

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また、MacとiPhoneでOmniFocusを同期させる方法、iPhoneのリマインダーやRSSリーダーとOmniFocusを連携させて更に便利に使う方法もまとめています。

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【追記その2】

2014年5月下旬、OmniFocus2 for Macが正式リリースされました。早速使ってみて便利になったな〜と感じた点をまとめています。

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