名刺管理は結局「Evernote」が一番イイなと最近つくづく思う

名刺の電子管理でいろいろ試行錯誤した


Exchanging business cards by WordRidden

最近また頂く名刺が増えてきました。りく(@Rikuma_)です。

仕事柄、名刺をよく頂きます。最近ではオフ会に参加するようになって、ブロガーさんやiPhoneアプリ開発者さんからも名刺を頂くようになってきました。

iPhoneを持つようになるまでは、頂いた名刺を「名刺入れ」に収納して、ハイ終わりでした。でもこれだと、誰のがどこにあるかなんて(名刺数が多くなればなるほど)分かるはずがない。

名刺を電子データにして管理できないだろうか、ってのは以前からずっと思っていた懸案事項。

3年前にiPhone3GSをゲットし、ようやく「名刺電子化」にシフトできました。

いろいろと名刺管理用のiPhoneアプリを購入して、どれがイイかを試行錯誤してました。中にはすごく高価なアプリもあったなぁ。

iPhoneカメラやアプリの画像認識度ってスゴイですよね。撮った写真の文字をほぼ認識して名刺データにしてくれる。イチイチ入力する手間がかからない。

ただ、困ったのが「住所録(連絡先)と連携しちゃう」こと。iPhoneの「連絡先」に保存されてしまうiPhoneアプリが多かったんです。

名刺を頂いたけど滅多に会う機会がない人、最悪の場合「二度と会わないだろう」って人まで、全ての人が住所録に登録されてしまう。これだと実際に電話かけたい人を探すのが大変。同姓同名の人がいたりすると電話をかけ間違うこともある(実際ありました)。

特に困っちゃうのが、社長以下重役などが一族で占められてる会社の人達。

その会社でいろんな方々から名刺を頂き、それを全てiPhoneアプリに登録していくと、同じ苗字の人がズラーっと住所録に並んじゃうでしょ。

例えば山田さん一族の会社だと、社長以下ほとんどが山田さんになるじゃないですか。で、リアルでも山田姓の友人がいたりすると、もう住所録がテンヤワンヤで大混乱ですよ。

どれが社長の山田さんで、どれが専務の山田さんで、どれが座布団持ってくる山田クンなのか、もうぜんぜん分からない。

なるべく住所録はスッキリさせたい。ある程度「頻度の高い」人だけに絞りたいというのが私の希望。

他に何か、そういう願望を満たしてくれるiPhoneの名刺管理アプリ、探せばあったのかもしれませんが、探すのが下手な私は結局「Evernote」に落ち着いてしまいました。

なんでもかんでもEvernoteに放り込めるようになった

iPhone3GSを使うようになってから、Evernoteの存在も知るようになり、PCとiPhoneで同期させて使うようになりました。

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当初は、Evernoteを全然使いこなせてなかったんですよ。いろんなところで「便利だよー」ってのは読むんですけど、どう使えばいいのかサッパリ分からない。

最近、その便利さがようやく分かってきました。

要は、プレミアム会員になって、保存できる容量に余裕が出来て、なんでもかんでもEvernoteに放り込むようになって、「何か分からないことがあればEvernote見ればいいじゃん」という状況を構築できてきて、ようやく効果が見えてきた感じ。

名刺管理も、プレミアム会員になる前からEvernoteでやり始めてたんです。でも、写真を大量に保存するとすぐ容量イッパイになっちゃう。

決定的だったのは、名刺管理データとして保存した写真が横向きになってたので、Evernoteで縦に修正したら、もうそれだけで保存容量がヒョイっと増えちゃった。既に容量の限界近くまで来てて、おそるおそる処理してたのに、写真の向きを変えるだけでオーバーされたらかなわんわ。

その日のうちに、私はEvernoteのプレミアム会員になりました。

Evernoteを使った名刺管理術は、いろんなブログなどで既に書かれてます。私もいろんなブログを見て勉強させてもらったし、そのまま実践してるものもあります。今回ここで書く内容は全然「真新しいモノ」ではありません。

私の場合、名刺をもらったらまずiPhoneで写真を撮って、それを「名刺管理専用」のノートブック(保存先)に送信します。

Evernoteに保存したい写真を撮る時、最近は「FastEver Snap」を使ってます。

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↑前回保存したノートブックを記憶してくれますので、名刺管理用のノートブックにジャンジャン連続で送ることが出来ます。(ノートブック情報を記憶させずにリセットする設定もできます)

名刺を撮ったら、次に頂いた方の顔写真を撮ります。

私は人の顔を憶えるのがとても苦手で、1回だけではすぐ忘れてしまいます。なので名刺情報とセットにして、この方はこんな顔だと認識できるようにしておきます。

先日の巨大オフ会「Dpub6」でも沢山の名刺を頂いたのですが、次々と名刺交換を続けて気忙しかったこともあり、顔写真を撮ることが出来ませんでした。(なので次回お会いした時、お顔を忘れてるかもしれません…スイマセン)

また、企業主催のパーティーや名刺交換会などで次々と名刺交換する場合も同様ですね。特に年配の方が相手の場合、名刺交換の直後に写真撮影すると「なにをやっとるんだ!」と怒られることがあるかもしれません。(私は説明してから撮影するのもあり、今のところ怒られてませんが)

写真を撮ったら、次は文字情報で補足。

何月何日にどこで会ったのかとか、何か言われた言葉とか、約束したこととか、個人を特定できて後で見た時にすぐ思い出せるような情報を全て文字入力して、写真と同じくEvernoteに放り込んでおく。

文字に関してはいろいろアプリがありますが、今のところは「FastEver」を使ってます。

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ただ、最近「TextEver」を推してくる方がいるので、一応私も入れてみました。

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で、これらの情報を帰宅した時などにPCで全てマージします。要するに「1つのファイルにまとめる」。これで個人情報データの完成。

後日、Evernoteの名刺管理情報を調べたくなったら、高速検索が可能な「withEver」を使います。

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撮影した名刺写真に写ってる文字も検索対象として認識してくれますので、たとえば会社の住所で検索する、なんてことも出来たりします。

ただ、100パーセント検索ヒットというわけではなく、ピントがボケるなどの撮影ミスで文字が読み取りづらい場合は検索してもヒットしなかったりします。そういった場合のためにも私はある程度の文字情報を追加して、検索時に漏れがないようにしてます。

Evernoteを使ってらっしゃる方々がオススメするアプリは、だいたい皆さん上のような感じで紹介されてると思います。私もそのまんま真似して使ってます。

でも、私が知らないだけで他にも便利なEvernote系アプリ、まだまだあるんでしょうね。そういう情報は流れが速いので、追い付くのが大変なんです。


Practicing correct meishi exchange technique by boblet

仕事をしていて、ブログもやってると、名刺はどんどん増え続けます。全く連絡を取ってない人でも、ある日突然助けてもらったり、不思議な縁でチカラになってもらうことがあります。だから頂いた名刺は絶対に捨てることなんて出来ない。宝物です。

だからこそ、幾ら溜まってもキチンと把握できるようにするためには、電子化が必須でした。それがiPhoneのおかげで実現できた。

先日のDpub6から帰ってきた翌日も、顔写真こそ1枚もなかったのですが、名刺を次から次へと撮影しつつ、自分が覚えてる記憶を情報として付加していきながら保存していく作業は、とても楽しかったし、それほど時間もかかりませんでした。

そうして整理された記憶を基に、ブログでオフ会レポを書く時に助けられたりもします。

名刺だけでなく、ブログのシェア情報も、買い物の記録も、プログラムを作る際のアイデアも、旅先でのバスやJRの時刻表も、とにかく何でもかんでもEvernoteに蓄積していってます。プレミアム会員だからこそ出来るゼイタクなんですけどね。

最近よく「記憶力いいですねー」と言って頂けるのですが、私は記憶力よくありません。むしろ悪い。忘れっぽい。もう若くない。太った。

記憶力に自信がないからこそ、忘れてしまう前にEvernoteを活用します。

よくEvernoteを「第二の脳」などと言ったりしますが、確かに今はEvernoteのおかげで生活のいろんな面を助けてもらってます。

必死で記憶しようとせずとも、写真撮るなり文字入力するなりしてEvernoteに送って、後は思い出したい時に検索すれば見つかる。これってとてもラクチンですよ。

今回紹介したアプリ

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(最終更新:2013年9月29日)コメントComments Off
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