[Я]Toodledoの強力なリピート機能を活用してタスク設定をもっとラクチンに!

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リピート機能を制するものはタスク管理を制す

Life follows a pattern!
Life follows a pattern! / VinothChandar

タスク管理ツールも様々ですが、その中でも私が長年愛用しているToodledo。解説も設定画面もすべて英語なので、「とっつきにくい」と感じて敬遠される方も多いと聞きますが、最近は丁寧に解説されてるサイトやブログも多いし、Toodledo専用の解説書も出版されたので、敷居はずいぶん低くなったのではないかと感じてます。

toodledo


私自身、2012年に有料のプロアカウントに切り替えたことで、Toodledoは以前にも増して日々の作業管理に欠かせないツールとなりました。サブタスクとソート機能は一度使ったら便利過ぎて手放せません。

Toodledoの素晴らしい点の1つとして、強力なリピート設定機能があります。これは有料/無料アカウントに関係なく設定・使用できます。

一般的なタスク管理ツールやアプリでも、繰り返しの設定だと「毎日」「毎週」「毎月」といった標準設定がありますよね。でもToodledoはもっと多彩

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↑ リピート設定欄は、初期値では「No」、つまり「繰り返しさせない=1回のみ」となってます。ここの設定を変えることで、タスクが完了しても一定期間の後に次のタスクを表示させることができます。それがリピート設定。

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↑ リピート設定欄の右端にある矢印部分をクリックすると、Toodledoで最初から用意されてる繰り返し期間が一覧表示されます。

◆Daily … 毎日
◆Weekly … 毎週
◆Biweekly … 2週間に1回
◆Monthly … 毎月
◆Bimonthly … 2ヶ月に1回
◆Quarterly … 3ヶ月に1回
◆Semiannually … 半年に1回
◆Yearly … 毎年

これだけ用意されてます。豊富ですよねー。(「半年に1回」とか、あんまり使わない設定もありますけどね)

Toodledoのリピート機能、これだけじゃないんです。もっと柔軟なリピート設定も出来てしまいます

「Adbanced Options」を使いこなそう!

Toodledoのリピート設定には「Adbanced Options」という機能があります。これを知ってるのと知らないのとでは、Toodledoの便利度が大きく違ってくるんじゃないかってくらいの便利機能。

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↑ タスク新規登録モードの時は、リピート欄の右隣りにペンライトみたいなアイコンがありますので、それをクリック。

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↑ リピート欄に文字を直接入力できるようになり、各種リピート設定を文字で指定することが可能になります

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↑ 登録済みタスクのリピート設定を変更したい場合は、既存タスクのリピート欄をクリック。

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↑ 「Adbanced Options」という箇所をクリックすると、

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↑ 新規登録の時と同じようにリピート欄の文字入力が可能になります。また、入力欄の下に英語で「入力の一例」の一部が表示されてます。文末にあるクエスチョンマークのアイコンをクリックすると、

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↑ 入力の一例が英語でズラーっと表示されます。下へとスクロールしていくと「Adbanced Options」の具体的な記述例も解説されてます。そんなに難しい英語じゃないので、英語の分かる方や、Toodledoをある程度使い慣れてきた方であれば、ここを見ただけでピンとくるはず。

ただ「英語ムリ!」って人もいるかもしれませんので、簡単に解説してみますね。

文字入力によるリピート設定の一例

では実際に「Adbanced Options」によるリピート設定をしていきます。

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↑ まず「every sun」と入力してみました。これで「毎週日曜」というリピート設定になります。

everyの後ろに半角スペースを空け、続けて曜日を表す英単語の先頭3文字を書けば曜日指定が可能になります。全て小文字で入力しても、登録後は先頭が大文字に自動変換されます。

日曜=sun、月曜=mon、火曜=tue、水曜=wed、木曜=thu、金曜=fri、土曜=sat。「毎週金曜」と指定したいなら「every fri」ですね。

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↑ 「every mon,wed,fri」と入力してみました。これで「毎週月曜&水曜&金曜」という指定になります。半角カンマで区切ることにより曜日の複数指定も可能。

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↑ 「every 10 days」と入力すると、10日置きにタスクをリピート設定できます。5月12日にタスクを完了させると、次のタスクは10日後の5月22日に自動設定される仕組み。

リピート欄の右にある「Repeat From」欄ではリピート基準を設定します。「Due Date」と「Completion Date」の2通りあって、初期値はDue Date。

たとえば5月10日にタスクを完了し、次のタスクは絶対に5月20日!とリピートさせたい時は「Due Date」をセット。この場合だと、もし5月10日にタスクを実行できず、5月12日に遅れてタスク完了させた場合も、次回は5月20日になります。

いや、それは困る、5月12日に完了したんだから、次のタスクは終わった日から10日後の5月22日にリピートしてほしい!って場合は「Completion Date」をセットすれば、完了日がリピート基準になり、次回は5月22日でセットされます。

タスクの開始日(設定日)が基準になる「Due Date」。タスクの実行日(完了日)が基準になる「Completion Date」。2つの違い、お分かり頂けたでしょうか。

【Every、その他の指定方法】

Every weekday → 毎週の平日のみリピート指定する

Every weekend → 毎週の土日のみリピート指定する

もう1つの便利な指定方法「On the ★ ▲ of each month」

「Every」を使うことでいろんな種類の期間リピートが指定できるのは上記の通り。

Toodledoのリピート指定でもう1つ便利なものに「On the ★ ▲ of each month」指定というのがあります。毎月、特定の日だけをリピート指定する方法なのですが、これも具体例で説明していきますね。

★例1:On the second friday of each month

毎月、第2金曜日にリピート設定するという指定になります。

「On the ★ ▲ of each month」で★の部分には「数値」もしくは「数字を表す英単語」が入ります。上の例だと「第2」を表すsecond。

もう一方、▲の部分には曜日が入ります。上の例だと金曜の「friday」。

※例1は、以下の記述方法で指定しても同じ意味でOKです。

◆On the 2nd friday of each month
◆On the 2 friday of each month
◆On the 2 fri of each month

★例2:On the last sunday of each month

毎月、最後の日曜日にリピート設定するという指定になります。

私は毎月の最終月曜日にEvernoteのゴミ箱整理をするようタスク設定してます。その場合は「On the last mon of each month」と指定すればOK。

「last(最後)」があるなら「first(最初)」もあるの?と思われた方、正解です。あります。ただ、firstは「1」で置き換えできますので、結局のところは例1に書いた方法を使った方が簡単。毎月最初の水曜日にリピート指定したいのなら「On the 1 wed of each month」でOKです。

余談:ToodledoのMacアプリがリリースされました

2014年4月下旬にToodledoのMacアプリが無料でリリースされました。

Toodledo - To Do List
Toodledo – To Do List
価格: 無料 (2014.5.12時点)
カテゴリ: 仕事効率化, ビジネス
ダウンロード

↑ iPhoneアプリと同じアイコンですが、Macアプリですのでお間違えなく

早速アプリをMacにインストールして使ってみました。

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私はいつもWebブラウザ(具体的にはChrome)でToodledoを使用しているのですが、Macアプリはメニューバーのアイコンをクリックするだけで表示できますし、日本語対応もされてます。ブラウザを起動する手間がなくなる意味では便利。

ただ、タスク完了のチェックを入れた際の挙動や表示がおかしかったり、「今日の未着手分だけ表示させたい」時に少々手間を要するなど、iPhoneの純正アプリと似た「使いづらさ」を正直感じます。

iPhoneのToodledoアプリを使い慣れてるユーザーであれば、このMacアプリもおそらく問題なく便利に使えると思います。「不便だなー」と感じる人は、今まで通りブラウザで管理した方がいいかもしれません。私はしばらくブラウザでいきます。

りくま ( @Rikuma_ )的まとめ

毎日、毎週などの単純な定期リピートの他にも、特定曜日を指定したり、期間日数を柔軟に指定したりと、いろんなリピート指定を活用できるのがToodledoの魅力であり、大きな武器です。

この柔軟なリピート設定がOmniFocusにも実装されたら、泣いて喜んじゃうんですけどねー。OmniFocusはリピート指定が単純なものしか用意されてないので、ちょっと不便なんです。

リピート指定を活用できれば、定期的なタスクを何度も何度も登録し直す手間も減り、それが作業忘れを減らすという好循環を生んでくれると感じます。いろんな設定方法を覚えて、ぜひ活用してみてください。

有料アカウントで利用できるサブタスクのリピート設定でも便利な方法がありますので、別エントリーにてまとめました。

Father Holding Daughter's Hand


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