2つの機能が欲しくてToodledoをプロアカウントにした

スポンサーリンク

最初の用途は「DVDレンタルリリース管理」だった

タスク管理ツールとして大変便利なWebサービス「Toodledo」。トゥードルドゥと読むみたいです。合ってますよね?

私がこの「Toodledo」を使い始めたのは2009年から。しかし最初は「タスク管理」としてではなく、「DVDレンタルリリース管理ツール」として使ってました。

私は映画観賞が趣味。でも映画館には滅多に行きません。その代わりDVDを大量に借りたり買ったりして、家で観ます。

いろんな映画に興味があるので、5年ほど前から有名作品や注目作品のDVDリリース日をチェックし、Excelに登録して管理・把握してました。

2009年に念願の「iPhone3GS」を購入。初めて買った有料のiPhoneアプリがAppigo社の「ToDo」でした。かなり高くて買う時にビビリましたが、その後に値下げされ、現在はリリース終了したみたいです。

この「ToDo」がWebサービスの「Toodledo」と連携できることを知り、Toodledoを使い始めました。

それまでExcelで管理していたDVDのリリース日をひたすらPCでToodledoに入力。

TSUTAYAやゲオなどのレンタルショップに行った際、Toodledoの情報をiPhoneの「ToDo」で確認し、どの作品がレンタル開始したか、どの作品をまだ借りていないか、チェックするという方法。

その後、縁あってDVDレンタルショップで1年ちょっと働いたのですが、趣味として続けてた「DVDリリース日をToodledoに入力」が仕事でもスゴク役に立ちました。

お客さんによく聞かれたんですよ。「アバターっていつからレンタルやの?」「ハリポタの最新作っていつ出るの?」

1週間くらい先の情報ならどのスタッフもある程度把握してますが、それ以上先になると店長くらいしかリリース情報を知りません。そんな時に私のiPhoneが役に立つ。

iPhoneを取り出し「ToDo」を作品タイトルで検索。「○月○日に出るみたいですよ」と回答するまで1分かかりません。

おかげで「新作リリース情報はあの店員(=私)に聞けば分かる」とお客さんに認知してもらえました。

今年から本格的にタスク管理ツールとして利用開始

ここしばらくは仕事が忙しく、なかなかDVDを借りに行くヒマがありません。DVDの新作リリース情報チェックも疎かになり、Toodledoもしばらく使ってなかった。

2012年になり当ブログを開始。本業の仕事も忙しくなってきて、時間のやりくりが毎日大変。「今日なにをするんだっけ」「何かやらないといけなかったはずなのに忘れた!」と混乱してばかり。

どうにかならんものか、と困ってた時に読んだ本が、立花さん(たちさん=@ttachi)のノマド本でした。

立花さんが実践していた「タスク管理」が大変気になり、本の中で紹介されていた佐々木正悟さんの本を速攻で購入。

上の2冊は何度も読み返し、紹介されていた方法を自分なりにアレンジしてタスク管理を開始したのが今年の夏。

さらに、上で紹介した佐々木さんと北真也さんの共著による通称「Toodledo本」も購入。

Toodledoの具体的な設定方法などを学び、知識を深めました。

欲しかった機能その1:サブタスク機能

2009年からずっと、Toodledoは無料アカウントで使い続けてました。DVDリリース情報を管理してた頃は無料で何の不自由もなかった。

今年の夏からタスク管理として利用を始め、ずいぶん混乱することも少なくなったものの、今度は「Toodledoの中」で少々混乱するようになってきました。

一つ一つのタスクが「大ざっぱ過ぎた」んです。

たとえば仕事で「3日後に取引先で打ち合わせ」をする事が決まったとします。

カレンダーの3日後に「○○○社で打ち合わせ」と予定を入れ、同時にToodledoには打ち合わせの前日に「打ち合わせ準備作業」と入れておきます。

これで打ち合わせの前日に作業しなきゃ、ってことはToodledoを見れば分かります。ただ、どんな準備をするのかを忘れてしまうことがあります。

カレンダーやToodledoに入力をした時点では「Excelでグラフ作っておかなきゃね」とか「現場の写真も用意しなきゃね」とか「あの書類とあの書類も作っておかないとね」とか、いろいろ頭に浮かんでます。

それをまとめて「準備作業」として入力するのはいいけれど、準備作業の当日になって「何をやるんだったっけ! 忘れた!」ってことに、しょっちゅうなってました。結局は混乱してしまい、タスク管理の意味がない。

これをどうにか整理出来ないものかと考えてたら、Toodledoのプロアカウントに「サブタスク機能」があることを知りました。

「打ち合わせ準備作業」という親タスクの下に「Excelグラフ作成」「現場写真準備」「書類A作成」「書類B作成」といった子タスクを作っておく。

これで準備作業の詳細を当日、そして事前にも確認できます。

欲しかった機能その2:第3ソート条件

上で紹介した立花さんや佐々木さんの著作には、2時間単位など決まった時間帯で区切ってタスク管理を実行する方法が紹介されており、私もその方法を実践しています。

もうちょっと具体的に言うと、職場に着くのが午前8時前くらいなので、「8時から10時までの2時間にすべきこと」「10時から12時まで」「12時から14時まで」といった感じで2時間ごとに枠を作ります。

その枠をToodledoでは「コンテクスト」という機能で表現し、管理します。

もう一つ、タスクにはいろんな種類があります。職場での仕事に加え、ブログ作業も休憩時間などにやりたい。帰宅してからブログ作業を本格的に開始しますが、他に育児や家事の手伝いもあります。帰宅して仕事することもあります。

これらをそれぞれの「フォルダ」として管理します。仕事のフォルダ、ブログ作業のフォルダ、家事手伝いのフォルダといった感じで。

「コンテクスト」という集まりと、「フォルダ」という集まり、これらを時系列に並べて今日という一日にやるべきことをToodledoに表示させ、それを見ながらいろんな作業をこなしていくのがタスク管理。

一日の管理を見やすくするには「ソート」という並び替え機能を使います。

まずはコンテクスト(=時間帯)単位で並べないといけません。10時にやることの次に16時のこと、次に8時のことが並んだらワケが分かりませんからね。

次にフォルダ(=やることの種類)単位で並び替えます。同じ10時の中で「仕事」と「ブログ」がゴチャゴチャに並ぶとまた混乱しますし、そもそもそんな作業のやり方は無理です。

並び替えの第1条件として「コンテクスト」、第2条件として「フォルダ」。無料アカウントでは第2ソート条件までしか設定できません。

何が困るかというと、やっぱり想定した順番通りにはなってくれないんです。同じコンテクスト&フォルダの中で順番が毎回バラバラになる。

8時になったら、まずAをして、次にB、次にCという風に作業のルールを決め、それをToodledoにも表示して欲しかった。なので各タスクの先頭に英字や数字をつけて、順番通りに並ぶようにしたけど、ならない。

A→C→Bだったり、C→B→Aだったり、毎回バラバラになる。これがとてもイライラする

極力アタマの中をカラッポにして、仕事の順番は全てToodledoを見れば教えてもらえる、って風にしたいのに、Toodledoを見てもバラバラなので、まだ「次は何をやるんだっけ?」と混乱してしまう。

サブタスク機能が欲しかった理由の一つも、この「バラバラ現象」を解決したかったからなんです。サブタスク機能があれば親と子の順番は希望通りに設定できる。

しかし、親と親、つまりメインタスク同士の順番が毎回変わってしまうのも大変困る。

これを解決するのが第3ソート条件でした。プロアカウントにすると、第3ソート条件がセットできる。

第3ソート条件に「アルファベット順」を指定すれば、バラバラに表示されてイライラすることがなくなる。

円高の恩恵で今なら年間1200円ちょっと

「サブタスク」と「第3ソート」。これだけが欲しいという理由で有料アカウントにするのってどうなんだろう。モッタイナイのか? それは考えました。

しかし、せっかくタスク管理で多少は便利になったとはいえ、まだ職場でも自宅でも混乱しているのは事実。

Toodledoのプロアカウントは年間14.95ドル。もう一つ上位で「プロプラス」というアカウントが年間29.95ドルなのですが、さすがにそこまでは必要ない。プロアカウントで十分。

幸い現在は円高の恩恵もあって、日本円に換算すれば年間1200円ちょっとの計算になりました。月額に換算すれば100円ちょっと。

月に100円でイライラが少しでも解消し、作業がスムーズになるのなら価値はあるだろうと考え、プロアカウントの契約を決めました。

プロアカウントを取得して2週間ほど過ぎましたが、とっても快適です。サブタスクと第3ソートの威力と効果は想像した通り。

自分の意図した通りの設定と表示が実現できたので、タスク管理の設定に関するストレスがほぼ消えました。すごくラクチンになってます。

薬の飲み忘れがなくなった!

上の画像は一例なんですけど、先日アップした月報エントリーを書く際に、何をどういう順番ですればいいかを「サブタスク機能」を使ってタスク作成したもののスクリーンショットです。

これらの親タスクと子タスクは「毎月の1日」にリピート設定しているので、来月の1日になったら再び同じ内容が同じ順番で表示されます。これがToodledoによるタスク管理の大きな強み。イチイチ再設定する手間が発生しない。

サブタスク(子タスク)は手動で順番を変更できるので、私が意図した順番でバッチリ表示できます。私はこれを見ながら1つ1つ作業をこなすだけでいい。「次は何やるんだっけ」とイチイチ脳を回転させて思い出す必要がない

あと、私は毎日、朝と夜にそれぞれ別の薬を飲んでます。

以前は薬を飲み忘れることが本当に多かった。夕食を食べた後で「さあブログの続きを書くぞ」とPCに向かってそのまま忘れたり、朝食を食べた後で「うわー遅刻だ、間に合わん!」と急いで車に乗りそのまま忘れたり。

薬を飲み忘れた当日は、まだいいんです。翌日にそのツケがくる。ほぼ間違いなく体調を崩し、仕事に集中できなかったり、最悪の場合は早退したり、休日に延々と寝込んだり。医者に毎回注意されてました。

自分が苦しむのを分かってるんだから思い出せばいいのに、つい他の作業に没頭してたりすると薬を忘れます。

タスク管理をするようになってから、「薬を飲む」というタスクを朝と夜に設定しました。このおかげで薬の飲み忘れが100パーセントなくなりました。

いや、正確に言えば今もほぼ毎日忘れてるんですよ。でも、PCに向かって「さて次のタスクは何だっけ」とToodledoを見て、

ああ!! 薬を忘れてた!!

と思い出すことが出来ます。ほぼ毎日、こんな状態w

タスク管理のおかげで薬の飲み忘れがなくなったのは、個人的にスゴク大きい。

Toodledoは「リピート設定機能」がとても充実していて、いろんなバリエーションで設定することが出来ます。「毎日」「毎月」などはもちろん、「毎週平日のみ」「2ヶ月おき」「毎月最後の火曜」というちょっとヒネった設定も出来ちゃいます。

英語で設定する必要があるので、「ええー? 英語分かんないよー」と挫折する人が多いらしいんですけど(Toodledoは英語が高い壁になってるそうです)、上で紹介した書籍、特に「Toodledo本」には詳細な設定方法が書かれています。

さらにはネットで検索すれば、有益な情報をTIPSとして紹介されてるブログが山のようにヒットします。私もすごく多くのブログエントリーで勉強させてもらい、ようやくスムーズに操作できるようになってきてます。

いろんな生活環境で、タスク管理の内容が異なってくるのは当然

上で紹介した書籍は本当に参考になりました。おそらく日本中で同じように書籍をくり返して読み、「よっしゃあー、タスク管理やったるで!」と燃えた人は多いはず。

ただ注意したいのは、本に載ってるそのままの方法で、読者自身の生活ペースなり作業ニーズに本当に適合しているかどうか。

学生さんと社会人でもタスクの内容なり密度なり順番は違ってきますよね。業種によっても違うし、会社員と個人事業主でも違う。独身者と既婚者でも違うでしょう。既婚者でもお子さんがいる人、ペットを飼ってる人など、いろんなパターンがあるはず。

その全てが同じタスク管理方法で成功するとは思えません。自分なりのアレンジをしてみて、試行錯誤をしていけばいいんじゃないでしょうか。

著作の中で立花さんも佐々木さんも、夕方の6時頃には一日の全てのタスクを終了できるようなタスクの組み立てをされているようです。

しかし私の場合、ブログ作業は夜になってからが本番。というより、夜にならないとブログに割ける時間がない。

朝から夕方まで仕事だし、帰ってからもすぐにはブログ作業に着手できない。子供の世話もあるし、夕食の手伝い、風呂掃除、洗濯も時々はしてる。

テレビはほとんど観なくなりました。好きなDVDも全然見る余裕がない。削れるものは幾つも削り、ブログなどに割ける時間を捻出してるのですが、それでも時間は全然足りません。

職場でなんとか時間をやりくりして少しだけでもブログの下書きが出来れば夜にラクが出来るのですが、突発的に発生する業務が多々あります。その度にタスクのスケジュールは崩壊

朝、その日のタスクを全て決め、夜に見直してみて全然こなせてないという日が延々と続き、「自分にはタスク管理、向いてねえな」と辞めちゃう人もいると思います。

毎日、全てのタスクをキッチリこなすのって、無理だと思うんですよ。そんなに毎日毎日、計画的に生活出来ない人のほうが多いと思うし。お子さんが病気になったら、もうそれだけで半日くらい潰れるでしょ。タスクも何もあったもんじゃない。

タスク管理で、ある程度は自分を縛り、道筋をつけて頭を整理し、スムーズに作業をこなせるような仕組みを作る。

その一方で、もし全てをこなせなかったとしても、それはそれで難しく考えず、翌日に回すなど柔軟に対処すればいいと思うんですよ。私はいつもそうしてます。

そんな中、立花さんが先日、次のようなエントリーを書かれてました。これを読んで私は大きく頷き、大変共感しました。

http://www.ttcbn.net/no_second_life/archives/28439

今でこそ少なくなったが、去年Toodledoで一分単位のタスク管理を導入した当初は、朝起きてから一つもタスクをこなせず一日が崩壊、ということも結構あった。

でも僕はそれはそれでいいと思っている。

大切なのは、「今日僕には100個のタスクがある」ということを、俯瞰できることなのだ。

「もうすぐ10時になるのに、まだタスクの残りが10個もあるじゃねえかよ! 無理だよ!」とか、

「はあー、今日もこんなにタスク残ってるよ。計画が下手なんだろうなぁ」とか、

あまり強迫観念に縛られず(多少は縛る必要もありますけど)、あくまで朝の時点で「今日の目標はこれだけ!」と決めてスタートするための「道しるべ」と捉えればいいんじゃないかと、私は個人的に思ってます。

日々の仕事や作業でいつも頭が混乱している人には特に、自分がすべきことをタスクとして洗い出し、それを並べて整理し、一覧表示を見るだけで作業の順序を把握するというタスク管理方法はとても有効だと思います。

私自身、それこそ毎日が試行錯誤です。いっつも翌日回しにしてるタスクがいっぱいあります。でも以前よりはストレスなくなってますよ。

ToodledoをiPhoneと連携させて管理させることで、もっともっと便利になるのですが、アプリのことまで書いてしまうと長くなり過ぎるので、それはまた別の機会に。

今回紹介したiPhoneアプリ

Todo 6 Todo 6
価格: ¥450 (記事掲載時)
カテゴリ: 仕事効率化, ビジネス
App Storeで詳細を見る
Todo 6をダウンロード

今回紹介した書籍

スポンサーリンク
この記事がお気に召したら
「いいね!」をお願いします!
「りくまろぐ」の最新情報を
Facebookにお届けします
コメントComments Off
CATEGORY :