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計画策定や振り返りはしてるのだけど…
Walking / seanhagen
昨年7月にブログが月間10万ページビューを達成しました。1つの目標であり夢でもあったアクセス数を達成できたことでスイッチが入り、ブログ更新の優先度をいったん下げて、それまでずっと作ってみたかった新サイトの設計・開発作業に着手。
この新サイト、構想自体は2012年から頭の中にずっとあり、作りたい、作らなきゃ、作るぞ、と思いつつ全然手が進まなかったんですけど、月間アクセスの目標を達成できたことで、「着手するなら今しかない」と思い立ったのです。
2014年のうちに完成させ公開開始するぞと目標を立て、ブログ更新を犠牲にして新サイト開発を優先させましたが、年内に完成させることはできず、目標未達で終了。
2015年は、新サイトの完成そして公開はもちろん、あと2つの新サイトを作って運営開始するぞ、と年次目標を正月に立てました。
合計3つ作るからには「1つ目は何月までに」「2つ目は何月頃を目標に」とザックリした年次計画を立てたんです。その年次計画を基にして「1月は進捗何パーセントくらいまで進めておかなきゃ」「2月はここまで完成させなきゃ」という感じで月次計画に落とし込み。
さらに、その月次計画を達成させるためには「1週目で進捗ここまで」「2週目は…」と、週次計画を作っていく。週次計画は1週間の終わりに振り返って、何が良くて何がダメだったか、その反省を基に次週はどうするかを翌週の週次計画に盛り込んでいく。そして月末には1ヶ月の振り返り。
こういう「年次」「月次」「週次」という各スパンでの計画策定や期間終了時のレビュー・振り返り作業は、会社員の方々であれば皆さんやってらっしゃるでしょうし、プライベートでもやってるよ、って方々もおられるはずです。
どうして先延ばしばかりになってしまうのか
私自身、年次・月次・週次の目標を立てて、その目標を達成するために各タスクをこなすという作業はここ2年ほど実行しています。
特にブログ更新やその他ネットでの活動については本業と違って明確なゴール設定が難しいので、漠然と日々なんとなくこなしていくよりは、目標を策定してそれに向かって作業できるようになって良かったとは思っています。
ところが、2013年そして2014年と、プライベートの年次目標は半分ほどしか達成できていませんでした。前述した新サイトの完成だけでなく、他にも幾つか未達なものがありました。
昨年の反省を踏まえて今年の目標を立て、自分なりに新サイト開発を頑張ってるつもりでしたが、しかし今年も2月が終わろうとしている現在、まだ1つ目の新サイトは完成というゴールが全く見えていない状況です。
計画が粗いのだろうし、実行する気概も足りないのでしょう。言い訳にはなりますが、本業が忙しくて時間を取られ過ぎたり、子供の学校行事が連続したり、学年末テストのサポートをしてあげたり、子供も私自身も体調を崩して寝込んだり、いろんな突発的タスクが入って時間を削られまくったのもあります。
ただ、それでも空いた時間でコツコツ進めれば、何かしらゴールめいたものが見えてこなきゃおかしいはずなんですよ。でも見えてこない。ゴールまでにすべきことが何で、その数が幾つあって、どのくらいの作業負荷が必要なのか。その煮詰め方が甘いんじゃないか。
1月の月次目標をいろいろ振り返り反省する過程で、1つ私自身の失敗点に気付きました。月次目標から週次目標に細分化して落とし込む（＝ブレイクダウン）、そのやり方を間違えてたのではないかな、と。
私がやらかしてたブレイクダウンの失敗例
ここで1つ、失敗例を書いてみます。趣味であるウォーキングの年間目標について。
毎年、年間1,000km歩く目標を立てています。いろんな年間目標が未達だったり破綻してしまった中、ウォーキングの年間1,000kmは2年連続で達成できました。
なので実際に失敗したわけじゃないんですけど、解説するのにウォーキングの例が最も簡単に思えたので、これについて書いてみます。
まず、「1年間で1,000km歩くぞ！」と年間目標を立てた場合、それを月次目標にブレイクダウンするとしたら、12ヶ月あるんだから1,000kmを12で分割しちゃえばいいんですよね。12で割ると83.333kmになるので、毎月キッチリ84kmずつ歩けば年間1,000kmを達成できます。これが最も単純な方法。
ただ、物事はそう簡単には進みません。突発的なタスクで時間を奪われたり、体調を崩したり、そして日本には四季がある。
↑ これは2013年と2014年、私が実際に歩いた距離を毎月Excelに記録したものです。
3月から6月までと、9月から11月までは、私が定期的に参加している某社のウォーキング大会が週末に開催されるので、歩く距離を稼げます。一方、大会が開催されない夏の時期（7月〜8月）と冬の時期（12月〜2月）は、自分で計画を立てて自主トレウォーキングをしない限り距離は増えません。
上のスクショがまさにその通りの結果になっていて、7月〜8月と12月〜1月は他の月と比較してもガクンと距離が落ちます。夏は暑すぎるため、長距離を歩くと冗談抜きで死ぬ恐怖がある。冬は寒くて外に出る気力が湧かなくなる。さらに12月は職場が超忙しいので、時間の余裕もないし、毎日疲れ切って歩く気力もない。
去年は例年と比べて特殊な年で、まず2月は115km以上歩いてるのですが、なんでこんなに歩けたのかサッパリ思い出せない。また、2年前と比べてガクンと距離が落ちてる6月と7月は、サッカーW杯のテレビ観戦を最優先させた結果こうなってます。
2年間の振り返りは本題から外れてるので終わりますが、何が言いたいかというと、単純に12で割って毎月同じ距離を歩くのは大変難しいということです。
もちろん世間にはその「難しいこと」を毎月、いや毎日コツコツと積み重ねてらっしゃる方々がいるのは知ってます。私の場合は、夏に順応できない体質や、12月の繁忙期という個人的事情もあるということ。
そういう諸々の事情を踏まえて、2013年に年間1,000kmを達成できたので、昨年2014年は目標が立てやすかったんです。経験した強みというやつですね。この月は去年たくさん歩けたから今年も稼ぐぞとか、夏は歩けないのが目に見えてるから秋で挽回するぞとか。
その経験と前年の実績を基に、年間1,000kmという年次目標を、今月は何km歩くかという月次目標にブレイクダウンしていったんです。
その週次目標は、月次目標を正確に反映しているのか
たとえば、2年前も1年前もこの月は月間100m歩いた実績があるから今年も同じくらい歩くぞ、ってことで「月間100km」という月次目標を立てたとします。
これを今度は週次目標にブレイクダウンするのですが、これを読んでる皆さんだったら、どんな風に週次目標へとブレイクダウンしますか？
仮にその月が5週あったとしたら、第1週から第5週まで、20kmずつ歩けば月間目標を達成できますよね。ってことは各週の週次目標は「1週間で20km歩く」となるはずじゃないですか。
でも私は「今週4回歩く」というような目標の立て方にしてたんです。4回歩けば20kmくらい行けるんじゃないの？っていう。ザックリというかテキトーというか。
で、実際に4回ウォーキングしたら、その週の週次目標は「達成」でしょ。たとえ4回歩いたとしても、その1回1回が3kmしか歩いてなかったら、3km x 4回 = 合計12km。これって月次目標から考えたら全然ダメダメなんです。でも私はOKにしちゃってた。
こうなると月間100kmなんて歩けるわけがない。月の下旬頃になって月間の総距離を見て、あらら？って慌て始めるんですよ。今月は歩く回数多いはずなのに、意外と距離が伸びてねえな、なんでだろ、って。
週次計画へのブレイクダウンのやりかたが、そもそもズレてた、ってことだよな。それに先月末ようやく気付きました。
このエントリーではウォーキングを例にして書きましたが、新サイトの開発にしても全く同じ状況だったんです。目標を立ててはいるけどゴール設定がズレてるから、今月が終わった時にどの状態まで自分は進めていなければならないかが見えずらい。
だから、毎日コツコツと作業はしてるはずなのに、どうも進捗が自分の期待や予想よりも悪く、毎月末のレビュー時に「またダメだった、来月に先延ばし」となり、これが昨年の夏に着手して8ヶ月目になるのにまだ完成図すら見えてない元凶なのではないかと。
自分のゴールは何なのか。今月末の時点でどうなっていたいのか。それならば今週末にはどこまで進んでいるべきなのか。今週がダメだったなら来週でどのくらい取り返せば、月末に達成できているのか。そういう視点での目標策定が出来ていなかったんです。
カレンダーや天気予報とにらめっこして、水曜は子供の学校行事が夜に入ってるから歩けないなとか、金曜は大雨だから歩くの厳しいだろうなとか、ある程度は予測ができますよね。その分は土日でたくさん歩いてカバーしようとか、他の曜日でいつもより1km長く歩こうとか。
未来透視はできませんから、あまりにキッチリし過ぎた計画だと破綻した時の反動も大きいだろうし、ザックリでいいとは思うんです。突発的に発生するイベントもあるだろうし、体調崩すことがあるかもしれない。
ただ、月次目標と週次目標を半ば「別モノ」のように捉えてしまうと、毎日コツコツ積み重ねた結果が必ずしも月次目標の達成とはならないかもしれず、それってすごく遠回りなんですよ。無駄になるとまでは言わないし、やらないよりやった方がいいのは当然なんだけど、ピントがズレてるのは問題だなと。
ガントチャートを使うという手もある！
1月末にピントのズレを自覚したので、2月に関しては月次目標を策定した際に、各週で何をどのくらいやれば月次目標の達成に繋げられるのか、というのを意識して目標を作っていきました。
現時点で（ウォーキングは全然目標に届きませんが）新サイトの開発作業は先月より順調に進んでるし、なによりも「今月末までにどの状態になっておけばいいか」が今までよりもハッキリしたので、作業していてストレスや不安が減りました。
ある一定のスパンでどんな作業をすべきか、それにどのくらいの時間や日数を要するかをチェックするのに有効なツールとして、ガントチャートというものがあります。
本業ではExcelなどでガントチャートを作ってスケジュール管理をしていますが、ブログ更新や新サイト開発などプライベートでは、こういったスケジュール進捗管理を全然やってなくて、OmniFocus2にタスクとして入れてるだけでした。タスクだけでの管理だと、期間内での進捗が分かりづらいってのが難点なんです。
プライベートでもガントチャート作ってみようかな、ってことで探してみたところ、「Bravio」というWebサービスを見つけました。
◆Bravio | プロジェクト管理,ガントチャート,スケジュール表がサクサク作れる。チャート作成がカンタンに共有！しかもフリー タスク管理にも
↑ クラウドツールですのでWindows・Macを問わず使えます。また、機能制限はありますが無料プランもあり、5名まで同時利用もできるそうなので、小規模プロジェクトであればクラウド経由でかなり便利に管理できると思います。もちろん1名だけで自分の作業スケジュールを管理するのも無料で出来ます。
私は先月から「Bravio」を使い始めてるのですが、とても使いやすいし、視覚的にも見やすいし、各作業の工程を入れて最終的なゴール日時が認識しやすくなりました。素晴らしいツールに出会えて満足。スケジュール管理で苦労されてる人は、このツールでガントチャートや作業カレンダーを作ってみるとイイかもしれませんよ。
りくま ( @Rikuma_ )的まとめ
「頑張ってるつもりだけど、これをどれだけ繰り返せば完了するんだろう」という終わりが見えないと、徒労感があったり、不安や焦りが増したりして、きっとそれは効率のよい作業の仕方ではないと感じます。
今月末までに終わらせる！と強く心に誓って、それを勢いでワーっとこなせちゃう人なら問題はないのですが、そうではない人や慣れない人は、ゴールにたどり着くまでに何をどのくらい実行していかねばならないか、何をもってゴールなのかをしっかり認識することで効率を上げることが出来るのではないか。これが私の感じた反省点でした。
いろいろ大変ですけど、やると決めたからには実現させたいですので、ウォーキングも新サイト開発も、年初に目標として決めた通り最後までやり遂げるために、いろんなツールのチカラを借りてこなしていくつもりです。
