最初の用途は「DVDレンタルリリース管理」だった
タスク管理ツールとして大変便利なWebサービス「Toodledo」。トゥードルドゥと読みます。
Toodledoは2009年から利用しています。しかし最初はタスク管理としてではなく、映画作品がDVDレンタル開始される日時を記録するツールとして活用していました。
カレンダーに登録しても良かったんですけど、日によっては大量の新作DVDがリリースされるので、あれもこれもカレンダーでは視認性が落ちて見づらいので、DVDリリース情報は別のツールに、ってことでToodledoに目を付けたんです。
2012年になり当ブログを開始。仕事も忙しくなってきて、時間のやりくりが毎日大変。「今日なにをするんだっけ」「何かやらないといけなかったはずなのに忘れた！」と混乱してばかり。
どうにかならんものか、と困ってた時にタスク管理の本を幾つか読みました。
現在私のタスク管理における基本的な考え方は上の3冊に書かれていることを自分なりにアレンジした形のものです。特にToodledoの具体的な設定方法や運用方法は3冊目の「Toodledo本」からたくさんの知識を得ています。
欲しかった機能その1：サブタスク機能
利用を開始した2009年からToodledoは無料アカウントで使い続けてました。DVDリリース情報を管理してた頃は難しい使い方など何一つやってなかったし。
タスク管理として利用を始めて、今度は「Toodledoの中」で少々混乱するようになってきました。
混乱要因の一つは、タスクが大ざっぱ過ぎたこと。
たとえば仕事で「3日後に取引先で打ち合わせ」をする事が決まったとします。
カレンダーの3日後に「○○○社で打ち合わせ」と予定を入れ、同時にToodledoには打ち合わせの前日に「打ち合わせ準備作業」と入力。
こうすることで「打ち合わせの前日に準備作業しなきゃ」ってことはToodledoを見れば分かります。ただ、どんな準備をするのかを忘れてしまう。
カレンダーやToodledoに入力をした時点では「Excelでグラフ作っておかなきゃね」とか「現場の写真も用意しなきゃね」とか「あの書類とあの書類も作っておかないとね」とか、いろいろ頭に浮かんでます。
それをまとめて「準備作業」として入力するのはいいけれど、準備作業の当日になって「何をやるんだったっけ！ 忘れた！」という状態が頻繁に発生しました。ただタスクとして登録して終わりではなく、細かいところも補完（補強）したかった。
これをどうにか整理出来ないものかと考えてたら、Toodledoのプロアカウントに「サブタスク機能」があることを知りました。
「打ち合わせ準備作業」を親タスクとみなし、その下に「Excelグラフ作成」「現場写真準備」「書類A作成」「書類B作成」といった詳細作業の1つ1つを子タスクとして登録していく。
これで準備作業の詳細を当日、そして事前にも確認できます。
欲しかった機能その2：第3ソート条件
上で紹介した解説本には2時間単位など決まった時間帯で区切ってタスク管理を実行する方法が紹介されており、私もその方法を実践しています。
もうちょっと具体的に言うと、職場に着くのが午前8時前くらいなので、「8時から10時までの2時間にすべきこと」「10時から12時まで」「12時から14時まで」といった感じで2時間ごとに枠を作ります。
その枠をToodledoでは「コンテクスト」という機能で管理します。
もう一つ、タスクにはいろんな種類があります。職場での仕事に加え、ブログ作業も休憩時間などにやりたい。帰宅してからブログ作業を本格的に開始しますが、他に育児や家事の手伝いもあります。帰宅して仕事することもあります。
これらをそれぞれの「フォルダ」として管理します。仕事のフォルダ、ブログ作業のフォルダ、家事手伝いのフォルダといった感じで。
「コンテクスト」という集まりと、「フォルダ」という集まり、これらを時系列に並べて今日という一日にやるべきことをToodledoに表示させ、それを見ながらいろんな作業をこなしていくのがタスク管理。
一日の管理を見やすくするにはソートという並び替え機能を使います。
まずはコンテクスト（＝時間帯）単位で並べないといけません。10時にやることの次に16時のこと、次に8時のことが並んだらワケが分かりませんからね。
次にフォルダ（＝やることの種類）単位で並び替えます。同じ10時の中で「仕事」と「ブログ」がゴチャゴチャに並ぶとまた混乱しますし、そもそもそんな作業のやり方は無理です。
並び替えの第1条件として「コンテクスト」、第2条件として「フォルダ」。無料アカウントでは第2ソート条件までしか設定できません。
何が困るかというと、やっぱり想定した順番通りにはなってくれないんです。同じコンテクスト＆フォルダの中で順番が毎回バラバラになる。
8時になったら、まずAをして、次にB、次にCという風に作業のルールを決め、それをToodledoにも表示して欲しかった。なので各タスクの先頭に英字や数字をつけて、順番通りに並ぶようにしたけど、ならない。
A→C→Bだったり、C→B→Aだったり、毎回バラバラになる。これがとてもイライラする。
サブタスク機能が欲しかった理由の一つも、この「バラバラ現象」を解決したかったからなんです。サブタスク機能があれば親と子の順番は希望通りに設定できる。
しかし、親と親、つまりメインタスク同士の順番が毎回変わってしまうのも大変困る。
これを解決するのが第3ソート条件でした。プロアカウントにすると、第3ソート条件がセットできる。
第3ソート条件に「アルファベット順」を指定すれば、バラバラに表示されてイライラすることがなくなります。
円高の恩恵で今なら年間1200円ちょっと
「サブタスク」と「第3ソート」。これだけが欲しいという理由で有料アカウントにするのはどうなんだろう、というのは正直引っ掛かりました。しかし、せっかくタスク管理で多少は便利になったとはいえ、まだ職場でも自宅でも混乱しているのは事実。
Toodledoのプロアカウントは年間14.95ドル。もう一つ上位で「プロプラス」というアカウントが年間29.95ドルなのですが、さすがにそこまでは必要ない。プロアカウントで十分。
幸い現在は円高の恩恵もあって、日本円に換算すれば年間1200円ちょっとの計算になりました。月額に換算すれば100円ちょっと。月に100円でイライラが少しでも解消して作業がスムーズになるのなら価値はあるだろうと考え、プロアカウントの契約を決めました。
プロアカウントを取得して2週間ほど過ぎましたが、とっても快適です。サブタスクと第3ソートの威力と効果は想像した通り。
自分の意図した通りの設定と表示が実現できたので、タスク管理の設定に関するストレスがほぼ消えました。すごくラクチンになってます。
薬の飲み忘れがなくなった
上の画像は一例なんですけど、先日アップした月報エントリーを書く際に、何をどういう順番ですればいいかを「サブタスク機能」を使ってタスク作成したもののスクリーンショットです。
これらの親タスクと子タスクは「毎月の1日」にリピート設定しているので、来月の1日になったら再び同じ内容が同じ順番で表示されます。これがToodledoによるタスク管理の大きな強み。イチイチ再設定する手間が発生しない。
サブタスク（子タスク）は手動で順番を変更できるので、私が意図した順番でバッチリ表示できます。私はこれを見ながら1つ1つ作業をこなすだけでいい。「次は何やるんだっけ」とイチイチ脳を回転させて思い出す必要がない。
あと、私は毎日朝と夜にそれぞれ別の薬を飲んでます。
以前は薬を飲み忘れることが本当に多かったのです。夕食を食べた後ですぐ飲めばいいんですけど、いろんな作業を食事中に思い付いてしまい、食事を終えて食器洗いが済んだらすぐPCに向かって作業を始めてしまいます。そして薬を飲むのを忘れてしまう。
タスク管理をするようになってから、「薬を飲む」というタスクを朝と夜に設定しました。このおかげで薬の飲み忘れがほぼなくなりました。正確に言えば今もほぼ毎日忘れてるのですが、PCに向かってToodledoを見れば「忘れてる」ことに気付かせてもらえます。
Toodledoのリピート機能は強力
Toodledoは「リピート設定機能」がとても充実していて、いろんなバリエーションで設定することが出来ます。
「毎日」「毎月」などはもちろん、「毎週平日のみ」「2ヶ月おき」「毎月最後の火曜」というちょっとヒネった設定も出来ちゃいます。
英語で設定する必要があるので、英語に拒絶反応を示す人は、もうそれだけでToodledoの利用をあきらめてしまうらしいのですが、実にもったいないです。そんな人は「Toodledo本」を買いましょう。全部日本語で解説されてますのですぐ分かります。
さらにはネットで検索すれば、有益な情報をTIPSとして紹介されてるブログが山のようにヒットします。
いろんな生活環境で、タスク管理の内容が異なってくるのは当然
上で紹介した書籍は本当に参考になりました。おそらく日本中で同じように書籍をくり返して読み、「よっしゃあー、タスク管理やったるで！」と燃えた人は多いはず。
ただ注意したいのは、本に載ってるそのままの方法が必ずしも読者全員には当てはまらないということです。
学生さんと社会人でもタスクの内容なり密度なり順番は違ってきますよね。業種によっても違うし、会社員と個人事業主でも違う。独身者と既婚者でも違うでしょう。既婚者でもお子さんがいる人、ペットを飼ってる人など、いろんなパターンがあるはず。
その全てが同じタスク管理方法で成功するとは思えません。自分なりのアレンジをしてみて、試行錯誤をしていけばいいんじゃないでしょうか。
本の中で著者は「夕方の6時頃には一日の全てのタスクを終了できる」ようなタスクの組み立てをされています。しかし私の場合、ブログ作業は夜になってからしか時間を割けない。
職場でなんとか時間をやりくりして少しだけでもブログの下書きが出来れば夜にラクが出来るのですが、突発的に発生する業務が多々あります。その度にタスクのスケジュールは崩壊し、イライラが募ります。
朝、その日のタスクを全て決め、夜に見直してみて全然こなせてないという日が延々と続き、「自分にはタスク管理、向いてねえな」と辞めちゃう人もいると思います。
毎日全てのタスクをキッチリこなすのは無理だと思うんですよ。そんなに毎日毎日、計画的に生活出来ない人のほうが多いと思うし。お子さんが病気になったら、もうそれだけで半日くらい潰れるでしょ。タスクも何もあったもんじゃない。
タスク管理で、ある程度は自分を縛り、道筋をつけて頭を整理し、スムーズに作業をこなせるような仕組みを作る。
その一方で、もし全てをこなせなかったとしても、それはそれで難しく考えず、翌日に回すなど柔軟に対処すればいいと思うんですよ。私はいつもそうしてます。
そんな中、著者の一人である立花さんが以下のような記事をブログで公開されています。
今でこそ少なくなったが、去年Toodledoで一分単位のタスク管理を導入した当初は、朝起きてから一つもタスクをこなせず一日が崩壊、ということも結構あった。
でも僕はそれはそれでいいと思っている。
大切なのは、「今日僕には100個のタスクがある」ということを、俯瞰できることなのだ。
「もうすぐ10時になるのに、まだタスクの残りが10個もあるじゃねえかよ！ 無理だよ！」
「はあー、今日もこんなにタスク残ってるよ。計画が下手なんだろうなぁ」
あまり強迫観念に縛られず（多少は縛る必要もありますけど）、あくまで朝の時点で「今日の目標はこれだけ！」と決めてスタートするための「道しるべ」と捉えればいいんじゃないかと、私は個人的に思ってます。
りくま ( @Rikuma_ )的まとめ
日々の仕事や作業でいつも頭が混乱している人には特に、自分がすべきことをタスクとして洗い出し、それを並べて整理し、一覧表示を見るだけで作業の順序を把握するというタスク管理方法はとても有効だと思います。
私自身、それこそ毎日が試行錯誤です。いっつも翌日回しにしてるタスクがいっぱいあります。でも以前よりはストレスなくなってますよ。